Verwaltungsmitarbeiter/in (w/m/d) im Vorzimmer der Leitung der Abteilung Bau und Betrieb beim Mobilitäts- und Tiefbauamt

  • Publizierung bis: 14.05.2025
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Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und wünschen sich gleichzeitig einen sicheren Arbeitsplatz mit einer familienbewussten Personalpolitik? Dann sind Sie bei uns richtig! Zur Unterstützung unseres Teams mit zurzeit 64 Mitarbeiter/innen bieten wir Ihnen folgende Stelle:

Unser Angebot:
  • Status                            Tarifbeschäftigte/r
  • Eintritt                             sofort
  • Dauer                             unbefristet
  • Arbeitszeit                      Vollzeit (39 Std./Wo.), Teilzeit möglich
  • Bezahlung                      EG 6 TVöD
  • (Brutto-)Gehalt               3.042,04 € bis 3.708,02 € (je nach Berufserfahrung)
  • Monatsgehälter              12,7951 (inkl. Jahressonderzahlung)
  • Bewerbungsfrist             14. Mai 2025, Kennziffer 2/112 (bitte angeben)

Ihre Aufgaben:

  • Assistenz der Leitung der Abteilung Bau und Betrieb
  • Erledigung aller allgemeinen Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben
  • Sichtung und Verteilung des Abteilungsposteingangs (auch elektronisch), Erledigung des Postausgangs
  • Führung des Terminkalenders der Abteilungsleitung, Überwachung der rechtzeitigen Vorlagen von relevanten Unterlagen sowie der Zusammenstellung in Mappen oder digital
  • Koordination von Terminen für die gesamte Abteilung sowie zentrale Annahme von Telefongesprächen, Vermittlung, Klärung von Sachverhalten
  • Organisation, Protokollierung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Dienstbesprechungen
  • Erstellen von Gremienvorlagen im System, Pressemitteilungen und Anliegerinformationen
  • Erledigung von Schriftverkehr
  • Führen des Gewährleistungsbuchs und Überwachen der Wiedervorlage
  • Fertigen von Haftpflichtschadensanzeigen
  • Koordination von Anfragen und Anträgen, Überwachung von Wiedervorlage
  • Aufstellen/Bearbeiten von visuellen Folien / Präsentationen
  • Aufstellen/Bearbeiten von Tabellenkalkulationen

Ihre Qualifikation:

  • eine abgeschlossene einschlägige dreijährige Verwaltungsausbildung (zum Beispiel: Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation
  • fundierte MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
  • gute Deutschkenntnisse in Word und Schrift (mind. auf dem Sprachniveau C2)
  • gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
  • Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
  • persönliches und fachliches Engagement, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Eigeninitiative, Organisationsfähigkeit sowie Zuverlässigkeit
  • freundliches und sicheres Auftreten gegenüber Bürgerinnen/Bürgern und Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern
  • Bildschirmtauglichkeit

Ihre Vorteile:

  • flexible Arbeitszeiten
  • kooperativer Führungsstil
  • abwechslungsreiches Aufgabengebiet
  • gemischte Altersstruktur
  • die Möglichkeit, neue Strukturen und Prozesse aufzubauen und zu etablieren
  • kostenloses Jobticket Premium
-> Standort des Arbeitsplatzes: Stadthaus West, Mina-Rees-Straße 10, 64295 Darmstadt
Näheres über uns als Arbeitgeberin und über die bei uns geltenden Tarifverträge erfahren Sie unter  www.darmstadt.de/rathaus/karriere

Nähere Auskünfte zu den Aufgaben der Stelle erteilt Herr Emig, Abteilungsleitung Bau und Betrieb, Tel.: 06151 13-2104.
 
Die Wissenschaftsstadt Darmstadt fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter/innen und begrüßt deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von deren kulturellen und sozialen Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber/innen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. 
 
Helfen Sie mit Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit bei unseren großen Aufgaben im Mobilitäts- und Tiefbauamt mit.