Sachbearbeitung (w/m/d) im Vorzimmer beim Bürger- und Ordnungsamt, Abteilung Ausländerbehörde- und Staatsangehörigkeitswesen

  • Publizierung bis: 24.06.2024
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Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und wünschen sich gleichzeitig einen sicheren Arbeitsplatz mit einer familienbewussten Personalpolitik? Dann sind Sie bei uns richtig! Zur Verstärkung unseres Teams mit derzeit 50 Mitarbeiter/innen, bieten wir Ihnen folgende Stelle:
 
Unser Angebot:
  • Status                   Tarifbeschäftigte/r
  • Eintritt                    ab 01.08.2024
  • Dauer                    unbefristet
  • Arbeitszeit             Vollzeit (39 Std./Wo.), Teilzeit möglich
  • Bezahlung             EG 6 TVöD
  • (Brutto-)Gehalt      3.042,04 € bis 3.708,02 € (je nach Berufserfahrung)
  • Monatsgehälter     12,8451 (inkl. Jahressonderzahlung)
  • Bewerbungsfrist    24. Juni 2024, Kennziffer: 2/172 (bitte angeben)

Die Abteilung Ausländerbehörde und Staatsangehörigkeitswesen ist Anlaufstelle für alle ausländischen Bürger/innen der Wissenschaftsstadt Darmstadt. Hier entwickelte sich das Selbstverständnis von einer reinen Ordnungsbehörde hin zu einer zukunftsorientierten Willkommensbehörde. Die Ausländerbehörde ist oftmals die erste Anlaufstelle und somit Wegweiser bei vielen Fragestellungen.
 

Ihre Aufgaben:

Vorzimmertätigkeiten:
  • Erledigung aller allgemeinen Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben
  • Sichtung und Verteilung des Postein-/ -ausgangs (auch elektronisch) sowie des Postausgangsbuchs
  • Führung des Terminkalenders, Überwachung der rechtzeitigen Vorlagen von relevanten Unterlagen sowie deren Zusammenstellung in Mappen oder digital
  • Koordination von Terminen mit anderen Abteilungen, Sachgebieten etc.
  • Telefonannahme und Vermittlung, Klärung von Sachverhalten vor abteilungs- interner Weitergabe
  • Koordination von Anfragen und Anträgen
  • Organisation von Sitzungen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Dienstbesprechungen mit Recherche und Zusammenstellung von Unterlagen sowie teilweise Protokollführung
  • Erledigung von Schriftverkehr
  • Betreuung Multifunktionsgeräte
  • Weiterleitung und Rückgabe der Aushänge
  • Versand von Schriftstücken und Akten

Ihre Qualifikationen:

  • eine abgeschlossene einschlägige dreijährige Verwaltungsausbildung (zum Beispiel: Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation
  • fundierte MS-Office-Kenntnisse
  • gute Englischkenntnisse
  • Teamfähigkeit, Eigeninitiative, Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit
  • gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
  • Bildschirmtauglichkeit

Ihre Vorteile:

  • interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
  • kompetentes und freundliches Team auf Sachbearbeitungs- und Führungsebene
  • durch Servicezeiten eingeschränkte flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
  • Angebot der Kinderferienbetreuung bei Engpässen in der Regelbetreuung
  • ausgezeichnete ÖPNV-Anbindung mit dem kostenlosen Jobticket Premium,
    -> Standort des Arbeitsplatzes: Luisenplatz 5 (im Luisencenter), 64283 Darmstadt
Näheres über uns als Arbeitgeberin und über die bei uns geltenden Tarifverträge erfahren Sie unter www.darmstadt.de/karriere

Nähere Auskünfte zu den Aufgaben der Stelle erteilt Herr Simon, Tel.: 06151 13-2220.
 
Die Wissenschaftsstadt Darmstadt fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter/innen und begrüßt deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von deren kulturellen und sozialen Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber/innen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Sie streben nach einer neuen Herausforderung und möchten das große Team der Ausländerbehörde mit Ihrer fachlichen und persönlichen Kompetenz bereichern und unterstützen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.