Sachbearbeitung (m/w/d) im Vorzimmer der Betriebsleitung beim Eigenbetrieb Immobilienmanagement (IDA)

  • Publizierung bis: 13.02.2023
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Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und wünschen sich gleichzeitig einen sicheren Arbeitsplatz mit einer familienbewussten Personalpolitik? Dann sind Sie bei uns richtig! Zur Verstärkung unseres Teams mit zwei Mitarbeiter/innen bieten wir Ihnen folgende Stelle:

Unser Angebot:
  • Status                        Tarifbeschäftigte/r
  • Eintritt                         ab 1. Juni 2023
  • Dauer                         unbefristet
  • Arbeitszeit                 Vollzeit (39 Std./Wo.), Teilzeit möglich
  • Bezahlung                  EG 9a TVöD 
  • (Brutto-)Gehalt           3.271,39 € bis 4.258,04 € (je nach Berufserfahrung)
  • Monatsgehälter         12,7028 (inkl. Jahressonderzahlung)
  • Bewerbungsfrist        13. Februar 2023, Kennziffer 2/30 (bitte angeben)

Wir sind verantwortlich für einen überwiegenden Teil der Immobilien der Wissenschaftsstadt Darmstadt. Als moderner Dienstleistungsbetrieb möchten wir moderne und klimafreundliche Liegenschaften für unsere Kundschaft betreiben.

Ihre Aufgaben:

  • umfassende Beratung der Betriebsleitung in allen administrativen Angelegenheiten inkl. Koordination von bestehenden Anfragen an die Amts-, Betriebs- und Verwaltungsstellen und Erledigung von Vorgängen
  • interne und externe Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen (Versenden von Einladungen, Reservierung von Besprechungsräumen, Protokollführung, Erstellen von Tagesordnungen, Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen, Ausstattungen, Arbeitsmittel, Bewirtung) sowie Koordination der daraus entstehenden Arbeitsaufträge
  • Koordination und Organisation der jährlichen Betriebskommissionssitzungen sowie Protokollführung und Nacharbeit
  • Sichtung und Verteilung des postalischen und elektronischen Posteingangs der Betriebsleitung sowie Erledigung des Postausgangs
  • Erledigung von allgemeinem Schriftverkehr
  • Aufbereitung und Zusammenstellung der Unterlagen, Einholen von Stellungnahmen und Antwortentwürfen für die Betriebsleitung
  • Registraturarbeiten
  • Überwachung der Wiedervorlage
  • Erstellung von Magistratsvorlagen im System (PARLIS) und Überwachung der Beschlussfassungen

Ihre Qualifikation:

  • eine abgeschlossene einschlägige dreijährige Verwaltungsausbildung (zum Beispiel: Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • mehrjährige Berufserfahrung (ab 2 Jahre)
  • gute Kenntnisse in der Büroorganisation und Informationsverarbeitung
  • fundierte MS-Office-Kenntnisse
  • hohe Identifikation mit den Zielen und Aufgaben von IDA
  • gute Kenntnisse in den Verwaltungsstrukturen der Stadt Darmstadt
  • sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
  • Teamfähigkeit, Eigeninitiative, Organisationsfähigkeit sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Zuverlässigkeit
  • Bildschirmtauglichkeit
 
Wünschenswert sind darüber hinaus:
  • Kenntnisse von Facility Management-Prozessen

Ihre Vorteile:

  • verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
  • Arbeiten in interdisziplinären Teams
  • Arbeiten in der Wissenschaftsstadt Darmstadt
  • ausgezeichnete ÖPNV-Anbindung mit dem kostenlosen Jobticket Premium,
    -> Standort des Arbeitsplatzes: Stadthaus West, Mina-Rees-Straße 12, 64295 Darmstadt

Mehr über uns als Arbeitgeberin erfahren Sie unter www.darmstadt.de/karriere

Nähere Auskünfte zu den Aufgaben der Stelle erteilt Herr Lisowski, 1. und tech. Betriebsleiter IDA, Tel.: 06151 13-3611. Für Fragen zum allgemeinen Stellenausschreibungsverfahren steht Ihnen Frau Wiese, Tel.: 06151 13-3568 gerne zur Verfügung.

Die Wissenschaftsstadt Darmstadt fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter/innen und begrüßt deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von deren kulturellen und sozialen Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber/innen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.